Art. 1
Grondslag

Het reglement van orde van de Conferentie berust op de statuten van de Conferentie van Europese Grondwettelijke Hoven van 16/17 mei 1999 in Warschau.

Art. 2
Organisatie van congressen

(art. 3 van de statuten)

¹ De Conferentie van Europese Grondwettelijke Hoven organiseert in de regel een congres om de drie jaar.

² Het congres omvat een openings en een slotzitting, alsmede de debatten.

Art. 3
Nationale rapporten en algemeen rapport

(art. 9 van de statuten)

Tijdens de voorbereidende vergadering bepaalt de "Kring van Voorzitters" de specifieke thema's en voorziet in de modaliteiten voor het indienen van de nationale rapporten en het opstellen van een vragenlijst en wijst de algemene rapporteur of rapporteurs aan.

Art. 4
Verloop van het congres

(art. 9, 2°, van de statuten)

¹ Het congres begint met een plechtige openingszitting. Het eindigt met een bijzondere slotzitting.

² De "Kring van Voorzitters" bepaalt of de debatten in voltallig congres en/of in subcommissies plaatsvinden.

³ De "Kring van Voorzitters" wijst voor elk debat een voorzitter aan.

⁴ De "Kring van Voorzitters" bepaalt voor elk congres de technische modaliteiten voor de voorstelling van de specifieke thema's door de rapporteurs en voor de interventies van de deelnemers.

Art. 5
Waarnemers en genodigden

(art. 5 en art. 9, 2°, van de statuten)

¹ Als waarnemers kunnen worden toegelaten:

1. de supranationale Europese hoven;
2. de Europese grondwettelijke hoven en de analoge instellingen binnen Europa die vooreerst niet het statuut van volwaardig lid of van geassocieerd lid wensen te verwerven;
3. de commissies en de instellingen van de Raad van Europa en van de Europese Gemeenschappen die zich inzonderheid met de grondwettelijke rechtscolleges bezighouden;
4. de niet-Europese grondwettelijke hoven en analoge instellingen.

² Als genodigden kunnen worden toegelaten:

1. de hoogste rechtscolleges van het gastland;
2. andere Europese en niet-Europese hoven;
3. andere instellingen belast met kwesties van grondwettigheidstoetsing;
4. particulieren.

³ Tijdens de voorbereidende vergadering stelt het organiserende Hof voor welke waarnemers en genodigden op het volgende congres zouden moeten worden uitgenodigd.

⁴ Tijdens de vergadering van de "Kring van Voorzitters" daags vóór het congres kunnen andere waarnemers en genodigden tot het congres worden toegelaten.

Art. 6
Participatierechten van de geassocieerde leden

(art. 4, 2°, en art. 10 van de statuten)

De geassocieerde leden beschikken over de volgende participatierechten:

1. deelname aan het congres;
2. indiening van een nationaal rapport over de specifieke thema's van het congres;
3. deelname aan de debatten;
4. indiening van schriftelijke voorstellen bij de "Kring van Voorzitters".

Art. 7
Participatierechten van de waarnemers en de genodigden

(art. 5 en art. 10 van de statuten)

¹ De waarnemers beschikken over de volgende participatierechten:

1. deelname aan het congres;
2. indiening van een rapport over de specifieke thema's van het congres;
3. deelname aan de debatten.

² De genodigden beschikken over de volgende participatierechten:

1. deelname aan de zittingen van het congres;
2. uitzonderlijk kan hun tijdens de debatten het woord worden verleend door de Voorzitter van de zitting.

Art. 8
Deelnemerslijst

Het organiserende Hof stelt de deelnemers een bijgewerkte lijst van de volwaardige leden met stemrecht, de geassocieerde leden, de waarnemers en de genodigden ter beschikking voor de voorbereidende vergadering en voor de hoofdconferentie.

Art. 9
Kring van Voorzitters

(art. 9, 4° en 5°, en art. 12 van de statuten)

¹ In de regel vergadert de "Kring van Voorzitters" daags vóór het congres en vóór de sluiting ervan.

² In de regel wordt gedurende het eerste jaar volgend op het laatste congres een voorbereidende vergadering gehouden met het oog op de voorbereiding van het volgende congres.

³ Indien nodig kunnen bijkomende vergaderingen van de "Kring van Voorzitters" worden bijeengeroepen.

⁴ Beslissingen genomen via de schriftelijke procedure zijn toelaatbaar.

Art. 10
Agenda

(art. 9 van de statuten)

¹ De agenda moet worden gevoegd bij de schriftelijke uitnodiging voor de vergadering van de "Kring van Voorzitters".

² De agenda vermeldt afzonderlijk de verschillende onderwerpen van de debatten (cf. bijlage). Zij kan bij de aanvang van de zitting worden gewijzigd of aangevuld.

³ De beslissingen worden vastgesteld in notulen.

⁴ De notulen worden de volwaardige leden en de geassocieerde leden schriftelijk medegedeeld.

Art. 11
Commissies

De "Kring van Voorzitters" kan commissies oprichten, die over welbepaalde kwesties verslag uitbrengen, met name voor de toelating of uitsluiting van grondwettelijke hoven of analoge instellingen, alsmede voor kwesties betreffende de organisatie van de Conferentie.

Art. 12
Talen

(art. 9, 2°, van de statuten)

¹ De officiële voertalen van het congres en binnen de "Kring van Voorzitters" zijn het Frans, het Engels, het Duits, het Russisch en, in voorkomend geval, een bijkomende officiële taal van het organiserende Hof, met simultaanvertaling.

² Ieder lid kan, op zijn kosten, vragen om simultaanvertaling in een andere taal. Het organiserende Hof verwezenlijkt die bijkomende simultaanvertaling voor zover zulks technisch mogelijk is of geeft de redenen aan waarom ze niet realiseerbaar is. Ingeval zich moeilijkheden voordoen als gevolg van een te groot aantal aanvragen, wordt voorrang gegeven aan die van de leden met de meeste anciënniteit als lid.

³ De "Kring van Voorzitters" kan ermee worden belast tolken toe te laten, die de interventies van een delegatie, op haar kosten, consecutief in een van de officiële voertalen vertalen.

⁴ Het schriftelijk nationaal rapport wordt ingediend in een van de nationale talen van het lid alsmede in het Frans of het Engels.

⁵ Het algemeen rapport wordt opgesteld in het Frans en het Engels.

⁶ Het organiserende Hof kan bovendien het algemeen rapport in een van zijn nationale talen publiceren.

Art. 13
Plaatsaanwijzing tijdens de zittingen

¹ In de "Kring van Voorzitters" en tijdens het congres nemen de volwaardige leden in beginsel plaats in de volgorde van hun toetreding als volwaardig lid en, in geval van gelijktijdige toetreding, in alfabetische volgorde.

² In het congres nemen na de volwaardige leden in volgorde de geassocieerde leden, de waarnemers en de genodigden plaats. Onder hen gelden op analoge wijze de regels die op de volwaardige leden van toepassing zijn.

³ Het organiserende Hof kan om redenen van billijkheid aan bepaalde deelnemers andere plaatsen toewijzen.

Art. 14
Media en openbaarheid

(art. 12 van de statuten)

¹ De media (pers, radio en televisie) worden tot de openings en slotzittingen toegelaten. De "Kring van Voorzitters" bepaalt in welke mate die beide zittingen voor andere personen worden opengesteld.

² De debatten zijn niet openbaar.

³ De vergaderingen van de "Kring van Voorzitters" zijn niet openbaar.

Art. 15
Financiële bijdrage van de volwaardige leden

(art. 4, 1°, art. 9, 2°, d, en art. 11, 1°, 2°, a, en 3°, van de statuten)

¹ In principe komen de reis en hotelkosten ten laste van de volwaardige leden.

² De algemene organisatiekosten van het congres die gelijkelijk moeten worden verdeeld, omvatten overeenkomstig artikel 11, 2°, a, van de statuten:

1. de huurkosten;
2. de kosten voor drukwerk;
3. de kosten voor vertaling van geschreven stukken;
4. de kosten voor tolkwerk;
5. de algemene beheerskosten;
6. de plaatselijke vervoerskosten.

³ De "Kring van Voorzitters" beslist of en in welke mate de hierna volgende uitgaven deel moeten uitmaken van de algemene kosten van de Conferentie volgens artikel 11, 2°, van de statuten:

1. de maaltijdkosten;
2. de kosten voor een eventuele uitstap;
3. de specifieke kosten voor de inrichting van een eigen website van de Conferentie;
4. de kosten voor bijzondere veiligheidsmaatregelen.

⁴ De "Kring van Voorzitters" beslist bovendien over het aantal leden per delegatie waarvan de kosten zijn begrepen in de begroting van de Conferentie.

Art. 16
Financiële bijdrage van de geassocieerde leden en de waarnemers

(art. 4, 2°, en art. 11, 2°, b, van de statuten)

¹ De reis en hotelkosten komen ten laste van de geassocieerde leden en de waarnemers.

² Een financiële bijdrage per deelnemer kan worden gevraagd aan de geassocieerde leden en de waarnemers. Deze omvat de maaltijdkosten, de kosten voor een eventuele algemene uitstap, alsmede een forfaitaire en beperkte deelname in de algemene kosten van de Conferentie overeenkomstig artikel 11, 2°, a, van de statuten.

³ De kosten voor de speciale programma's worden afzonderlijk in rekening gebracht.

⁴ Het bedrag van de financiële bijdrage wordt bepaald op voorstel van het organiserende Hof.

Art. 17
Financiële bijdrage van de genodigden

(art. 5 van de statuten)

¹ In principe komen de reis en hotelkosten ten laste van de genodigden.

² De genodigden dragen niet bij in de algemene kosten van de Conferentie volgens artikel 11, 2°, a, van de statuten, noch in de maaltijdkosten of kosten voor een eventuele algemene uitstap.

³ In principe worden de kosten voor de speciale programma's aan de genodigden aangerekend.

⁴ Het recht van het gastland om de kosten die nog door de genodigden moeten worden gedragen, geheel of gedeeltelijk op zich te nemen, blijft onaangetast.

⁵ De "Kring van Voorzitters" kan bovendien beslissen die bedragen geheel of gedeeltelijk op te nemen in de algemene kosten van de Conferentie.

Art. 18
Inwerkingtreding

(art. 14 van de statuten)

¹ Het reglement van orde treedt in werking zodra het door de "Kring van Voorzitters" is aangenomen.

² Het is opgesteld in het Frans, het Engels, het Duits en het Russisch.

³ Bij twijfel primeert de Franse versie.

Met eenparigheid aangenomen bij de eindstemming van de "Kring van Voorzitters"
op 16 mei 2002 te Brussel

Bijlage. - Model van agenda van de "Kring van Voorzitters" ter voorbereiding van de Conferentie

Permanente thema's (voorbereidende vergadering of hoofdconferentie)

· goedkeuring van de agenda
· keuze van de Voorzitter van de Conferentie (artikel 9, 3°, van de statuten)
· thema's van de volgende Conferentie (artikel 9, 2°, c, van de statuten)
· plaats van de volgende Conferentie (artikel 9, 2°, c, en 5°, van de statuten)
· datum van de volgende Conferentie (artikel 9, 2°, c, van de statuten)
· keuze van bijkomende talen van de Conferentie, inzonderheid die van het gastland (artikel 9, 2°, c, van de statuten; artikel 12 van het reglement van orde)
· opstellen van de vragenlijst (artikel 3 van het reglement van orde)
· modaliteiten voor het indienen van de nationale rapporten (artikel 3 van het reglement van orde)
- keuze van de algemene rapporteur of rapporteurs (artikel 3 van het reglement van orde)
· uitnodiging van genodigden op het congres (artikel 9, 2°, b, van de statuten; artikel 5, tweede lid, van het reglement van orde)
· uitnodiging van waarnemers op het congres (artikel 9, 2°, b, van de statuten; artikel 5, eerste lid, van het reglement van orde)
· organisatie van het congres (voltallig congres - subcommissies) (artikel 4 van het reglement van orde)
· organisatie van de debatten (voorzitterschap van de debatten, inschrijving en volgorde van de interventies van de deelnemers) (artikel 4 van het reglement van orde)
· goedkeuring van het slotcommuniqué van het congres (artikel 9, 2°, g, en artikel 12, 1° en 3°, van de statuten)

Financiële beslissingen (voorbereidende vergadering of hoofdconferentie)

· budget voor de algemene kosten van de Conferentie (artikel 11, 2°, a, en 3°, van de statuten; artikel 15, tweede lid, van het reglement van orde)
     1. huurkosten;
     2. kosten voor drukwerk;
     3. kosten voor vertaling van geschreven stukken;
     4. kosten voor tolkwerk;
     5. algemene beheerskosten;
     6. plaatselijke vervoerskosten.

· beslissing over de vraag of en in welke mate de hierna volgende uitgaven deel moeten uitmaken van de algemene kosten van de Conferentie volgens artikel 11, 2°, a, van de statuten (artikel 15, derde lid, van het reglement van orde)
     1. maaltijdkosten;
     2. kosten voor een eventuele uitstap;
     3. kosten voor inrichting van een website;
     4. kosten voor bijzondere veiligheidsmaatregelen;
     5. aantal leden per delegatie.

· bedrag van de financiële bijdragen van de geassocieerde leden en van de waarnemers (artikel 4, 2°, artikel 5, artikel 9, 2°, e, en artikel 11, 2°, b, van de statuten; artikel 16 van het reglement van orde)
· verdeling van de bijzondere kosten voor de genodigden (artikel 5 van de statuten; artikel 17 van het reglement van orde)
· aanvaarding van financiële giften vanwege derden (artikel 9, 2°, f, en artikel 11, 2°, c, van de statuten)

Overige thema's, in voorkomend geval

· bijzondere voorstellen van volwaardige leden (artikel 4, 1°, van de statuten)
· schriftelijke voorstellen van geassocieerde leden (artikel 4, 2°, van de statuten; artikel 6 van het reglement van orde)
· aanvaarding, schorsing en uitsluiting van leden (artikel 9, 2°, a, van de statuten)
· uitvaardiging of wijziging van het reglement van orde (artikel 9, 2°, h, van de statuten)
· wijziging van de statuten (artikel 9, 2° i, van de statuten)
· ontbinding van de Conferentie (artikel 9, 2°, j, van de statuten)
· oprichting van commissies (artikel 11 van het reglement van orde)